Zarządzenie nr 13/2024 w sprawie wprowadzenia  Procedury Obiegu Dokumentów Finansowo?Księgowych Domu Pomocy Społecznej w Darskowie

Zarządzenie nr 13/2024

z dnia 08.05. 2024 roku

Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Darskowie

w sprawie wprowadzenia  Procedury Obiegu Dokumentów Finansowo?Księgowych Domu Pomocy Społecznej w Darskowie

Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Darskowie zarządza co następuje:

§ 1

Wprowadza się Procedurę Obiegu Dokumentów Finansowo–Księgowych Domu Pomocy Społecznej w Darskowie, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Wykonanie powierza się Zastępcy Dyrektora, Kierownikowi Działu Terapeutyczno?Opiekuńczego, pracownikom administracji oraz pracownikom merytorycznym.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Dyrektor Domu Pomocy społecznej w Darskowie

Beata Szczurko

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 13/2024

Dyrektora DPS Darskowo z dnia ……..2024

Procedura Obiegu Dokumentów Finansowo–Księgowych
Domu Pomocy Społecznej w Darskowie

1. Każdy dokument finansowo-księgowy, który jest odzwierciedleniem wpływu środków do jednostki lub dokonanego przez jednostkę wydatku winien być poddany kontroli, tj. sprawdzeniu legalności, rzetelności oraz prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tym dokumencie.
2. Dowody księgowe podlegają kontroli pod względem:

1. merytorycznym,
2. formalno-rachunkowym.

3. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa oraz czy została przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Kontrola merytoryczna dokonywana jest w oparciu o następujące kryteria:

1. legalności: zbadanie zgodności danych zawartych w dokumencie z rzeczywistym zdarzeniem gospodarczym oraz z obowiązującym prawem, a także z aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądowymi, umowami cywilnoprawnymi oraz innymi obowiązującymi aktami i normami,
2. celowości: stwierdzenie czy określona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego, tzn. czy poniesienie wydatku było uzasadnione,
3. rzetelności: potwierdzenie zgodności operacji ze stanem faktycznym (np. czy wielkości ilościowe zgadzają się ze stanem faktycznym),
4. gospodarności: zapewnienie oszczędnego i efektywnego wykorzystania środków oraz uzyskanie właściwej relacji poniesionych nakładów do uzyskanych efektów.

5. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega w szczególności na sprawdzeniu czy:

1. dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,
2. operacji gospodarczych dokonały osoby do tego upoważnione,
3. planowana operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowo-gospodarczego,
4. dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. była zaplanowana do realizacji prawidłowego funkcjonowania jednostki,
5. dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, tj. operacja gospodarcza została wykonana w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami,
6. została zawarta umowa na operację, która jest dokumentowana tym dowodem księgowym, zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie, zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem.

6. Wstępnej kontroli merytorycznej dokonuje zastępca dyrektora, a następnie zatwierdza do realizacji Dyrektor.
7. Kontrola merytoryczna obejmuje również sprawdzenie, czy dokonywanie wydatków jest zgodne z ustawą o finansach publicznych oraz czy realizacja zadań jest objęta zatwierdzonym planem finansowym.
8. Do zadań kontroli merytorycznej należy zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej; wyznaczony pracownik opisuje szczegółowo cel dokonania zakupu i miejsce przeznaczenia
   z powołaniem się na zamówienie, regulamin lub umowę; potwierdzenie że usługa została wykonana i dołączony protokół odbioru prac zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.
9. W przypadku gdy z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego to niezbędne jest jego uzupełnienie: na odwrocie dokumentu lub w załączniku do dokumentu.
10. Przy realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków UE lub innych środków zagranicznych dowody księgowe winny być opatrzone dodatkowymi adnotacjami wynikającymi z umów i wytycznych obowiązujących przy realizacji tych projektów.
11. Fakt dokonania zakupu za gotówkę musi być uwidoczniony na dokumencie w formie stwierdzenia „zapłacono gotówką” lub potwierdzony dokumentem KP wystawionym przez sprzedawcę.
12. Potwierdzenie dokonania kontroli merytorycznej następuje w momencie umieszczenia na dokumentach odpowiednich zapisów:

„sprawdzono pod względem merytorycznym” wraz z podpisem osoby upoważnionej oraz datą.

13. Kontrola formalno-rachunkowa polega na ustaleniu czy dokument zawiera wszystkie wymagane dla niego elementy, a w szczególności nazwy, adresy, przedmiot i datę dokonania operacji, itp. oraz czy podane w dokumentach dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych, a zwłaszcza czy:

1. wskazane zostały podmioty uczestniczące w operacji gospodarczej,
2. posiada datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
3. określa przedmiot operacji oraz jej wartości i ilości,
4. jest wystawiony w sposób czytelny i trwały,
5. działania arytmetyczne w nim zawarte zostały prawidłowo wykonane,

14. Ostatecznej kontroli formalno–rachunkowej wszystkich dokumentów dokonują pracownicy Centrum Usług Wspólnych Powiatu Drawskiego.
15. Potwierdzenie dokonania ostatecznej kontroli formalno–rachunkowej następuje
    w momencie umieszczenia na dokumentach lub ich zbiorczym zestawieniu zapisu: sprawdzono pod względem formalno–rachunkowym.
16.  Wszystkie dowody księgowe lub ich zbiorcze zestawienia podlegają kontroli zgodnie z poniższą tabelą:

17. Na zrealizowanych (zapłacone przelewem) dowodach, umieszcza się klauzulę: „płatne przelewem, dnia ………………., podpis pracownika CUW”, która uniemożliwia powtórne zrealizowanie tego samego dowodu. W przypadku niezrealizowania zatwierdzonego dokumentu (np. z powodu braku środków na rachunku bankowym), ponowna realizacja możliwa jest na podstawie sporządzonego przez upoważnionego pracownika CUW wydruku
     z systemu bankowości elektronicznej, potwierdzającego niezrealizowanie płatności.
18. Schemat obiegu dokumentów finansowo księgowych przedstawia załącznik nr 1 do niniejszej procedury.